Existencias de Farmacia, ¿Cómo verificarlas? Parte II
En el artículo que redacté el mes pasado hablaba sobre un sistema sencillo para asegurarse que las existencias que dice nuestro programa coinciden con las que realmente existen en la farmacia. Esta forma de recepcionar el pedido que bautizamos con un “0, 1, 2, +2” es lo que en las empresas llaman hacer un inventario permanente.
En el artículo dejé escrito un “La problemática para asegurar la veracidad de las existencias que no se mueven será motivo de otro artículo”. Recordando que el “0, 1, 2, +2” sirve únicamente para verificar el stock de los CN’s que se mueven.
Hoy llega el día para explicar cómo verificar el stock de lo que no se mueve
Antes de entrar en harina, incidir en la importancia de seguir estos procedimientos. Es fundamental que siempre tengamos la certeza que las existencias teóricas que nos dice nuestro programa (ya sea Farmanager, Nixfarma, Farmatic, Unycop, IOFWIN o cualquier otra aplicación del mercado) coinciden con las que realmente tenemos en la farmacia. Veamos algunos ejemplos:
Pedidos basados en el stock mínimo
Cuando hacemos pedidos de reposición basados en el stock mínimo el programa compara el stock disponible con el stock mínimo asignado al CN en cuestión. Este tipo de reposición es la más habitual. Y la gran mayoría de las farmacias lo usáis para el pedido diario. Si el stock disponible no es correcto, no pediremos en el momento que toca.
Pedidos de reaprovisionamiento
Son el ejemplo más habitual son los pedidos directos. O transfers de EFG’s cuando le indicamos al programa para cuántos días de venta queremos pedir. En este caso, siempre sugiero dejar marcado el tick “considerar stock disponible”. Una vez más vemos por qué es imprescindible que tengamos los stocks disponibles correctamente reflejados en el programa.
Imprescindible
Por último, es necesario hacer un seguimiento continuado de la veracidad de los stocks. Cada vez que encontramos una discrepancia (stock teórico según el programa 1 unidad; stock real en la farmacia 0 unidades) en realidad lo que estamos encontrando es una oportunidad de oro para descubrir un fallo en el funcionamiento de la farmacia.
¿A qué se debe esa discrepancia? ¿Nos han robado? ¿No hemos hecho bien el albarán de devolución? ¿No hemos recepcionado un pedido? ¿Es un encargo no dispensado? ¿Está en otro sitio?, etc.
Solo si revisamos continuamente la causa raíz de las discrepancias de stock podremos en realidad corregir errores en el funcionamiento de la farmacia. Usando un símil médico, los errores de stock son un síntoma. Hay que encontrar la causa raíz de ese síntoma.
Por eso es tan importante identificar y analizar las diferencias de stock.
Dicho todo lo anterior, la forma de identificar las diferencias de stock de los artículos que no se mueven es inventariar el laboratorio cada vez que hacemos un pedido directo de ese laboratorio.
Lo voy a explicar con algo más de detalle:
En función de la tipología y tamaño de la farmacia, haremos pedidos directos o transfers con mayor o menor frecuencia. Lo que siempre propongo a las farmacias que trabajan con sbfarmaconsultores.com es que cuando hacen el pedido directo revisen el stock de todos los CN’s de ese laboratorio que llevan 6 meses o más sin venderse. ¿Por qué solo de los CN’s que llevan 6 meses o más sin venderse? Porque esos son firmes candidatos a tener errores de stock.
No perdamos de vista que los CN’s incluidos en el pedido serán verificados en el momento de la recepción. Siguiendo el “0, 1, 2, +2” como expliqué en la primera parte de este artículo. Pero la farmacia irá acumulando referencias que han dejado de moverse. Y que, por tanto, ya no reponemos.
A medida que va pasando el tiempo, más referencias se irán acumulando. Referencias que llevan 6 meses o más sin venderse. Al cabo de un año, dos años, etc., esa lista irá incrementando. Sólo haciendo inventario físico de ellas en el momento, podremos estar seguros que tenemos bien los stocks.
Por cierto, este sistema es muy potente. Porque no tan solo verificamos el stock. Sino que como beneficio colateral, seremos conscientes de productos parados al hacer dicho inventario.
Resumen:
Con el “0, 1, 2, +2” verificamos diariamente los stocks de los CN’s que sí se mueven. Con el inventario de los CN’s que llevan 6 meses o más sin venderse en cada directo verificamos los stocks de los CN’s que no se mueven.
Antes de terminar quiero incidir en la importancia de asegurarnos que los stocks teóricos que nos dice el programa son correctos. Sin interiorizar la necesidad de esa exactitud es difícil que la farmacia incorpore tanto el “0, 1, 2, +2” como el inventario físico de los CN’s de un laboratorio que llevan 6 meses o más sin venderse cada vez que hacemos pedido directo de ese laboratorio.
