Existencias de Farmacia, ¿teóricas y reales?
En Octubre de 2016, el Farmacéutico publicó un artículo que adjunto sobre las Existencias y los Márgenes que son sin lugar a dudas, dos de los pilares fundamentales de la Gestión Excelente de la Oficina de Farmacia.
Desde entonces he impartido cuando menos en veinte ocasiones seminarios donde explicaba con más detalle cómo hacer una gestión excelente de las existencias y cómo maximizar el margen. Por cierto, a principios de marzo de este año, he tenido la suerte de dar ambos seminarios a los alumnos de la IV edición del PGD farma organizado por COFARES, la fundación Lafer y el IESE.
El contenido de este primer artículo en el blog de COFARES viene motivado por la necesidad de asegurarse que las existencias que muestra nuestro AGF, ya sea Farmanager, Nixfarma, Farmatic, Unycop o cualquier otra aplicación del mercado coinciden con las existencias que tiene la farmacia. O dicho en otras palabras: si las existencias que muestra el CN 123456.7 son 6 unidades, tener la certeza que esas 6 unidades están en la farmacia.
De lo contrario, todo lo que viene explicado en el artículo en cuanto a días de inventario se refiere, deja de tener sentido si no tenemos la certeza que las existencias teóricas coinciden con las reales.
¿Cuántas veces vamos a dispensar un artículo para darnos cuenta con incredulidad que no está en la cajonera o en el robot? ¿Cuántas veces hemos dejado de pedir un CN al almacén o al laboratorio pensando que lo teníamos siguiendo la información poco veraz del programa? Y por último, ¿nos hemos parado a pensar que tributamos por las existencias que dice nuestro programa?
Existe una forma tremendamente sencilla de evitar este problema. En su día la bauticé con el nombre de 0, 1, 2, +2 y que además de muy útil, no hace más largo el tiempo para recepcionar el pedido.
Veamos un ejemplo:
- Preparando la zona de recepción: en el mostrador de recepción diferenciaremos varias zonas con un “0”, con un “1” y así sucesivamente con un rotulador o con un post it. Además nos aseguraremos que está libre de papeles, encargos, etc.
- Nos llega el pedido. Pasamos el primer artículo por el scanner y nos fijamos en el stock teórico que nos dice la pantalla del AGF. Dejamos ese primer CN encima de la mesa de recepción junto a un número que indica el stock teórico de ese artículo
- Pasamos el segundo artículo y seguimos los mismos pasos: lo dejamos encima de la mesa de recepción junto a un número que nos indica el stock teórico que aparece en pantalla
- Al cabo de un rato, hemos vaciado la cubeta y en la mesa de recepción tenemos varios grupos de medicamentos o productos de parafarmacia convenientemente agrupados por montones junto a un “0”, junto a un “1”, “2”, etc
- Por último, cuando vamos a reponer los artículos junto al montón “0”, comprobamos que en la cajonera no hay existencias de ese CN, lo mismo que nos aseguramos que existe solo una unidad cuando reponemos los del montón junto al “1”
Si seguimos estos pasos nos aseguramos que permanente tenemos las existencias reales reflejadas en el programa de todos aquellos CN’s que se mueven. La problemática para asegurar la veracidad de las existencias que no se mueven será motivo de otro artículo.
El sistema de recepción 0, 1, 2, +2 requiere de algo de preparación: la principal dificultad radica en disponer de una mesa de recepción que no tenga encargos, grapadoras, bolígrafos, albaranes o cualquier otro desorden. La mesa ha de contener únicamente un teclado, la pantalla, el scanner y el espacio suficiente para escribir con un rotulador los números suficientemente separados.
Existe la variante de las cestas o cubetas para farmacias que no disponen de una mesa de recepción lo suficientemente amplia. Con dichas cestas subsanamos la falta de espacio en la mesa de recepción.
¿Es necesario seguir este procedimiento de recepción para los artículos que están dentro del robot? No, ya que la interface entre el robot y el programa nos indica las posibles discrepancias.
