Gestión de Stocks en la Farmacia
Cuando se habla de la gestión de stocks en Farmacia, se habla de minimizar. El objetivo esencial de la gestión de stock es mantener el nivel de producto lo más bajo posible sin entrar en conflicto con las necesidades de disponer de producto para la dispensación. Se trata, en breve, de averiguar cuál es la cantidad ideal de producto que debe tener disponible cada día, y ni una unidad de más. Un stock excesivo resulta caro, y uno insuficiente… también.
Para conseguir llegar a este punto se han de tener en cuenta una serie de variables:
-La previsión de ventas que se tiene para distintos periodos de tiempo.
-Los costes derivados de la gestión de las existencias que ya se tienen: adquisición, almacenamiento, roturas, reposición…
-Acordar en coordinación con nuestro proveedor los plazos de distribución que nos convienen.
¿Cómo podemos hacer esto?
-Hay que establecer un seguimiento de las ventas de cada producto para calcular su ritmo de salida en un periodo de tiempo establecido, de esa manera se podrá calcular con exactitud su nivel de rotación.
-Establecimiento de un denominado “stock de seguridad”, que cubre de una tacada las crecidas inesperadas en la demanda del producto y los posibles retrasos que el proveedor pueda tener a la hora de hacer sus entregas.
-Calculo de un nivel de stock de “alerta” que nos ayude a recordar cuándo hay que lanzar el pedido, si es que no se tiene establecido de manera automática mediante un sistema informático. En el momento en que el nivel de stock entra en el tramo de alarma hay que realizar una nueva compra de producto.
-Tener en cuenta la época del año a la hora de crear un llamado “stock estacional”. Por ejemplo, en verano, conviene hacer aprovisionamiento en cantidades importantes de productos relacionados con la protección solar.
-Inventariar de manera periódica el stock disponible en la farmacia.
-Aplicar herramientas informáticas para el control de inventario, elaboración de estadísticas y otras tareas similares. Ahorran tiempo y aumentan la eficiencia.
De esta manera, incluso con cálculos de variables complejos, la cuestión del espacio en el almacén de la oficina de farmacia, problema que el proveedor puede ayudar a resolver, y la siempre complicada relación entre las caducidades y la demanda, se estará en disposición de conseguir una rotación óptima del stock farmacéutico.
Llegados a ese punto ideal se habrá alcanzado entonces el denominado Volumen Óptimo de Pedido (VOP), que será la cantidad a solicitar de manera regular al proveedor para mantener el stock en esa posición que es la que interesa mantener desde ese momento en adelante.
