Horarios 2.0 y demás desvanes de cabeza

¿Quién no se vuelve loco cuadrando horas?¿Juntando días o rellenando vacaciones?¿Complementando jornadas o reduciéndolas?

El personal posiblemente sea la parte más importante de toda farmacia y la más complicada para un gestor. Al fin y al cabo es el “Corazón” de la Farmacia, el eslabón con el paciente y cliente, y que tiene unas necesidades básicas que hay que cubrir y cumplir las cuales al “tocarlas o alterarlas” puede conllevar problemas no deseados.

A veces, estos problemas no se generan intencionadamente, o por circunstancias entre personal y empresa sino por simple desconocimiento o mal manejo de los horarios, horas, vacaciones, etc… hay muchas aplicaciones Web y páginas que nos pueden ayudar a Gestionar el personal y sobretodo una de las partes más problemáticas para todos, el horario.

Los horarios suelen ser un tema controvertido, bien porque siempre hay quejas, bien porque la farmacia no deja de entrar en el plano del sector servicio donde de alguna manera es un 24/365.

Para complicar aún más la cosa, el sistema que rige los horarios es el convenio por una parte, y el contrato por la otra. El convenio no contempla una marcación fija de horas semanales como en otros convenios, sino que establece horas anuales repartidas de igual forma entre todos los días del año dependiendo de las características de la farmacia.

Por lo tanto, al final de año hay que saber cuántas horas anuales ha realizado el personal y no mensuales, semanales o diarias. Y esto, en OF donde hay tantos horarios como farmacias genera contratiempos, inseguridad e incluso conflictos.

Sin entrar en los conceptos de qué son horas efectivas o no, la base es que las 1783 (actualmente aún vigentes hasta la aprobación de la revisión de 2017) deben ser efectivas (es decir que se trabajan) repartidas a lo largo del año respetando descansos y vacaciones contemplados en el Estatuto del Trabajador y en el propio Convenio.

Para realizar y contabilizar horas trabajadas hay varias “Apps” y aplicaciones de las que os voy a poner ejemplos.

1.- ATurnos:  Se trata de una empresa de RRHH que ha desarrollado varias aplicaciones y controles de presencia que ayudan a la empresa con el personal. Pero para la farmacia, pyme que no suele tener más de 15 o 20 trabajadores puede ser bastante atractiva como opción. Su app, disponible en Web, Soporte IOS y Android nos ofrece una forma bastante sencilla de hacer patrones de turnos, dando de alta al personal, repartir horas y sobretodo contabilizarlas en acumulado y en individual empleado a empleado. A su vez, cada empleado puede entrar y realizar peticiones de cambios de turno, conocer sus horas y horarios y comunicar de manera inmediata a la empresa si hay algún cambio. Todo registrado, rápido y claro.

2.- Tempus Basic: Apps parecida a ATurnos, con también varias versiones de prueba y Premium y una App tanto para Ios  Android. Genera cuadrantes rotativos y no rotativos, y calendarios.

3.- Google Calendar. Si, la App que todos o casi todos usamos y que nos sirve como agenda, citador, recordatorio y a veces despertador. Se pueden generar Rotaciones y calendarios laborales sencillamente con las opciones de los Eventos, siendo un Evento un turno de un empleado con repeticiones semanales, bisemanales o personalizables. Se imprime fácilmente, a colores llamativos con descriptivos y está al alcance de todos y todas. También permite avisar en casos de cambios en los horarios por parte del personal  y que la persona que lo cambia se identifique.¿Problema? No realiza un conteo de las horas anuales y por ello se debe recurrir a nuestro maravilloso amigo…

4.- Excell, ¿y es que quien no tiene una plantilla de Excell para horarios y prácticamente para todo? Una plantilla de calendario, un marcaje de los días clave, un par de formulas sumatorias de horas y ¡Voilá! Contabilizamos las horas anuales, y mensuales. Podemos hacer encuadres  de Horarios, cuadrantes y colorines y dejarlos en la “nube” a un clic de todo el personal (como marca la ley)

Como veréis hay varias herramientas útiles que nos ayudan en el día a día y en poder organizar y agregar con aportaciones del propio personal llegando a horarios útiles en la farmacia y para la conciliación de las personas.

PD: Especial mención y gracias al grupo de @Farmatuiteros en donde generamos estos debates y a @drogodpndienta quien siempre tengo estos intercambios de ideas y SOLUCIONES.